Machen Sie die E-Rechnung am besten mit uns.
Kosten sparen, Effizienz und Geschwindigkeit steigern, Liquidität verbessern, umweltfreundlich handeln: Die Vorteile der E-Rechnung sind so groß, dass jedes Unternehmen diese digitale Form des Rechnungsmanagements nutzen sollte.
Zur Kür kommt nun zum 1.1. 2025 die E-Rechnungspflicht. Dann müssen Unternehmen dazu in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden, zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Papierbasierte Rechnungen und PDF-Rechnungen sind dann – mit bestimmten Übergangsfristen – nicht mehr erlaubt.
Erfüllen Sie mehr als Ihre gesetzliche Pflicht:
Profitieren Sie umfassend!
Nutzen Sie die Pflicht zur E-Rechnung als Chance, Optimierungen bei den eigenen Geschäftsprozessen endlich umzusetzen. So können Sie mit der Digitalisierung der Prozesse rund um das Rechnungsmanagement vielfältig profitieren.
Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht. Alle Formate, die der Norm entsprechen und in zugelassenen Syntaxen wie z. B. CII (Cross Industry Invoice) oder UBL (Universal Business Language) erstellt wurden, sind erlaubt. Die bereits in der Praxis genutzten Formate ZUGFeRD und XRechnung entsprechen der Norm.
Die XRechnung ist der Standard für den Versand von E-Rechnungen in Deutschland nach der europäischen Norm 16931. Sie ist sie speziell auf die Bedürfnisse öffentlicher Einrichtungen zugeschnitten. XRechnungen bestehen aus strukturierten XML-Datensätzen, die nur maschinell verarbeitet werden können. Dies macht den Prozess schneller und effizienter.
Das ZUGFeRD-Format kombiniert einen maschinenlesbaren XML-Datensatz mit einer PDF/A-3 Datei. Diese E-Rechnung kann von Menschen gelesen und ohne Medienbrüche elektronisch verarbeitet werden. ZUGFeRD erfüllt die Anforderungen internationaler Standardisierung und ist somit hervorragend für den europäischen und internationalen Rechnungsverkehr geeignet.
Zeitplan, Übergangsfristen
und Ausnahmen
Mit bestimmten Übergangsfristen wird den Unternehmen eine schrittweise Anpassung an die neuen Anforderungen ermöglicht.
Grundsätzlich müssen ab dem 1. Januar 2025 alle Unternehmen E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können.
Ausnahmen bis 2028 für die Ausstellung von E-Rechnungen:
- Rechnungen unter 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Rechnungen an Endverbraucher
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht der EN 16931 Definition entsprechen, sind noch erlaubt:
- Bis Ende 2025 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2025.
- Bis Ende 2026 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2026 und dem 31. Dezember 2026.
- Bis Ende 2027 für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2027 und dem 31. Dezember 2027, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmens, das die Rechnungen ausstellt, im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betrug.
- Ein anderes elektronisches Format als das der EN 16931 ist bis Ende 2027 zulässig, wenn der Umsatz per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.
E-Rechnungen
erstellen und versenden
Rechnungserstellung
Beim Erstellen von Ausgangsrechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass diese die gesetzlichen Anforderungen an elektronische Rechnungen erfüllen, und GoBD-konform sind. Die E-Rechnungen dürfen also weder während der Übermittlung noch bei der Speicherung verändert werden können. Dies garantiert die Integrität und Authentizität der Rechnungen.
Rechnungsversand
Für den Versand von E-Rechnungen gibt es verschiedene Möglichkeiten:
- E-Mail und DE-Mail
- Direktverbindungen zum Kundensystem
- Datenträger wie USB-Sticks
- Weberfassung und Webportale wie ZRE und OZG-RE (für Behörden)
- EDI (Electronic Data Interchange)
Wichtig:
Rechnungen, die via Computer-Fax oder als PDF versendet werden, gelten als „sonstige Rechnungen“ und nicht als elektronische Rechnung.
E-Rechnungen
empfangen und verarbeiten
Der Empfang einer E-Rechnung erfolgt am einfachsten über eine Buchhaltungs- oder ERP-Software, die alle Schritte im Rechnungsmanagement automatisiert abwickelt.
Nutzen Sie die Pflicht zur E-Rechnung als Chance, Optimierungen bei den eigenen Geschäftsprozessen endlich umzusetzen. So können Sie mit der Digitalisierung der Prozesse rund um das Rechnungsmanagement vielfältig profitieren.
Viele Unternehmen, die speziell in der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen auch auf Unternehmen aus der EU oder International angewiesen sind, werden auch nach dem 1. Januar 2025 Rechnungen in Papier oder PDF-Form erhalten und verarbeiten müssen.
Viele Unternehmen erhalten zudem rechnungsbegleitende Dokumente (wie Zeugnisse, Zertifikate) und nutzen diese in Ihren Prozessen.
Sinnvoll ist hier eine Lösung, die alle relevanten Rechnungsformate erfassen und für die weitere Verarbeitung bereitstellen kann. Sie sollten also alle Prozesse rund um den Rechnungsempfang im Blick haben.
Nach Empfang der Rechnung wird sie geprüft, gebucht und bezahlt. Geprüft und freigegeben wird die Rechnung einfach, etwa gegen einen Einkaufsvorgang, oder in einem umfangreichen Workflow. Eskalationen, Vertretungen, Fristenüberwachung, Statusüberwachung, Reklamationen sind einige typische Prozessbestandteile. Eine Lösung sollte alle Schritte berücksichtigen und möglichst optimal den Gesamtprozess abbilden. Wir empfehlen hier das Modul e-Invoice zur Sage 100 oder auch die Verarbeitung der E-Rechnungen in Ihrem DMS – etwa mit dem DMS-Konnektor von Avantgarde.
Für E-Rechnungen gelten dieselben Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten wie für Papierrechnungen. Mit dem 4. Bürokratientlastungsgesetz vom 13. März 2024 wurde beschlossen, dass die Archivierungspflicht auf 8 Jahre reduziert werden soll. Das gilt dann auch für E-Rechnungen.
Elektronische Rechnungen müssen den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) folgen. Sie müssen auf revisionssicheren Systemen oder Speichermedien archiviert werden – und zwar im ursprünglichen Format.
Werden sie in ein anderes Format umgewandelt, müssen beide Dateien aufbewahrt und ihre Verknüpfung erkennbar sein. Für die Archivierung dürfen nur Speichermedien verwendet werden, die keine Änderungen zulassen, wie einmal beschreibbare CD-R/DVD-R, festplattenbasierte Archivsoftware oder Cloud-Lösungen mit End-to-End-Verschlüsselung.
Für die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten setzen größere Unternehmen häufig auf ECM-Systeme, während mittlere und kleinere Unternehmen DMS-Lösungen nutzen.
Bereiten Sie sich vor: Ihre Checkliste für den Start in die E-Rechnung.
Damit Ihr Unternehmen reibungslos und fristgerecht auf die elektronische Rechnung umstellen kann, hat unser Softwarepartner SAGE eine Checkliste für Sie zusammengestellt. Damit können Sie alle notwendigen Schritte umzusetzen, um optimal auf die eInvoice-Pflicht vorbereitet zu sein.
Informieren Sie sich über die für Ihr Unternehmen geltenden Fristen und die unterstützten Formate für die Rechnungserstellung.
Prüfen Sie, ob Ihre eingesetzten Software-Lösungen für Buchhaltung, Auftrag und Warenwirtschaft die Erstellung, den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen.
Sollte Ihre aktuelle Software-Lösung noch nicht die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen unterstützen, erfragen Sie bei Ihren Kunden, ob diese auch Rechnungen in Papier- und/oder PDF-Form akzeptieren und wie lange.
Falls Sie innerhalb der Übergangsfristen noch Papier- und PDF-Rechnungen versenden möchten, klären Sie mit Ihren Kunden, ob diese Formate weiterhin akzeptiert werden und für welchen Zeitraum.
Für den Versand von E-Rechnungen sollten Sie bei Ihren Kunden erfragen, an welche zentrale E-Mail-Adresse diese zu senden sind.
Sofern Ihre aktuellen Software-Lösungen noch nicht umfangreiche Funktionen für den Empfang von E-Rechnungen bieten, sollten Sie prüfen, ob der aktuelle Funktionsumfang ausreicht, um Fristen und Vorgaben einzuhalten oder Sie Ihre Software-Lösungen erweitern, damit Sie von Beginn an optimal aufgestellt sind.
Definieren Sie, basierend auf den Funktionen Ihrer Software-Lösungen zum Empfang und zur Verarbeitung von E-Rechnungen, ob Sie vollständig auf den Empfang von E-Rechnungen umsteigen oder weiterhin Papier-/PDF-Rechnungen akzeptieren möchten.
Richten Sie eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von Rechnungen ein und informieren Sie Ihre Lieferanten über Ihre gewählte Strategie bzw. welche Rechnungen Sie in Zukunft akzeptieren.
Mit dem Eintreten der E-Rechnungspflicht zum 01.01.2025 gilt die Verpflichtung zum Empfang nur für das Inland. Haben Sie Kunden oder Lieferanten in Spanien oder Frankreich? Auch dort gibt es gesetzliche Regelungen zur E-Rechnungspflicht, die in Kürze eintreten.
Ohne Berechnung:
Ein erstes Gespräch über die e-Invoice!
Kostenlos und unverbindlich erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch, wie Sie mit Ihrem Unternehmen von unseren Lösungen zur E-Rechnungspflicht profitieren. Erzählen Sie uns, was Sie rund um das Thema bewegt und wie wir Ihnen helfen können.
Tragen Sie hier mit wenigen Klicks Ihren Terminwunsch ein:
Individuelle Lösungen für Ihr digitales Rechnungsmanagement
Für den individuellen Umgang mit dem Versand, Empfang und der Archivierung von E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen finden Sie bei Avantgarde die passende Lösung:
Eingangsrechnungen
- Empfangen und Verarbeiten mit einem DMS
- Empfangen und Verarbeiten im Sage Standard (Version 9.0.8.)
Ausgangsrechnungen
- Erstellen und Versenden im richtigen Format
- Zukünftige Entwicklungen (EDIFACT; VIDA)